Я к вам пишу. Правила деловой интернет-переписки

Основные правила, которыми не следует пренебрегать:

Все начинается с темы. Увидев ее, получатель решает: открывать письмо или нет. Тема должна быть четко сформулирована, чтобы адресат понимал, о чем пойдет речь в письме.

Статья по теме

Существуют ли правила делового этикета в электронной переписке?

Отправляйте письма клиентам или партнерам только с рабочей почты. Но если уж так вышло, что нужно ответить с личного электронного адреса, то назовите его правильно - пусть это будут ваши имя и фамилия. Ни в коем случае не используйте адреса, которые не подходят для деловой переписки - никаких бэби@ или зайк@.

Если вы пишете конкретному человеку, то обращайтесь к нему по имени (имени-отчеству). Так вы покажете свое уважение к нему. Приветствие не стоит усложнять пассажами вроде «Доброго утречка», «Доброго времени суток». «Здравствуйте» - вполне надежный вариант.

Когда вы работаете с коллегой на протяжении нескольких лет, между вами складывается неформальный стиль коммуникации. При общении с новым потенциальным клиентом тон следует сменить на деловой и уважительный.

Роман по переписке. Как бывший заключенный обокрал свою «возлюбленную» Подробнее

Такая трансформация стилей общения также очень важна при написании email-писем. Будьте всегда в курсе того, кем является ваш адресат, чтобы не испортить сложившиеся отношения некорректным обращением.

Всегда обращайтесь только на «вы», будьте вежливы и соблюдайте официально-деловой стиль общения.

При наличии грамматических ошибок в email-письмах вы фактически заявляете получателю о том, что необразованны, невнимательны, не слишком корректны.

Чем может грозить допущенная грамматическая ошибка? В большинстве случаев это приводит к тому, что клиент признает вас некомпетентным только из-за плохо составленного предложения. Также он может сделать вывод, что вы просто не готовы работать с новой организацией.

Уделяйте больше внимания проверке сообщений на наличие ошибок. Да, вы потратите больше рабочего времени, но это спасет вас от ухудшения имиджа компании и вашей личной репутации в глазах коллег и руководства.

Статья по теме

Как сменить номер телефона в Viber без потери аккаунта и переписки?

Его лучше не употреблять в деловой переписке. За исключением случаев, когда вы знаете собеседника достаточно хорошо. Учтите еще и то, что люди воспринимают юмор по-разному: фраза, смешная для вас, не обязательно развеселит адресата. Кроме того, шутить в письменной форме тоже надо уметь: человек не видит вашего лица и не слышит ваших интонаций, которые зачастую и делают шутку шуткой. И, уж конечно, в деловой переписке не должно быть никаких эмотиконов и смайликов.

Старайтесь всегда отвечать на полученные email-письма, особенно если отправитель работает в той же отрасли, что и вы. Это считается хорошим тоном и правилом этикета в email-маркетинге. Отвечайте даже в том случае, если письмо было отправлено вам по ошибке, но отправитель ожидает ответа.

Деловые письма должны исключать сарказм или иронию в выражениях, неуместный юмор, неформальный язык, сплетни или так называемую «воду» (указывайте только четкие факты и цифры).

Бонусный совет: если вы взволнованы или рассержены, не отвечайте на письма сразу. Составьте письмо, поставьте точку, но пока не отправляйте. Прогуляйтесь, подышите, вернитесь на рабочее место и перечитайте письмо.