1548

Как правильно выбрать уничтожитель бумаги

В Беларуси, как и иных близлежащих странах, все большую популярность набирают уничтожители бумаги, которые по-иному называются «шредер». В США это устройство стало настолько распространено, что им пользуются не только на работе, но и дома. В данной статье помогаем разобраться, в чем польза аппарата для офисных или бытовых нужд.

Как сохранить персональную информацию

Уничтожение документов. Чаще всего уничтожитель используется для утилизации документов на бумажном носителе. Архивные либо более ненужные бланки и отчеты следует измельчить на маленькие фрагменты. Лишь в таком случае можно быть уверенным, что инициалы, контактные данные, подписи и прочие идентификационные сведения о сотрудниках не попадут в чужие руки. Измельчаться также могут чеки, счета, скоросшиватели, компакт-диски.

Уничтожение пластиковых карт. Даже прекратившая действие и более недействительная банковская карта содержит важную информацию о владельце, которой могут воспользоваться злоумышленники в корыстных целях. Некоторые ненужную карту в лучшем случае сдают в банк. В худшем – выбрасывают за ненадобностью. Поступать так ни в коем случае нельзя. Пластиковую банковскую карту необходимо утилизировать. Наилучшим и самым простым способом является шредер. Обратите внимание: далеко не все модели приспособлены для работы с пластиком.

Защита важной информации. Практически повсеместно во всех офисах работники различного уровня: от секретарей до руководителей, выбрасывают некорректно распечатанные файлы либо так называемые «черновики» в урну. На них могут быть важные сведения об организации, которые не должны попадать за пределы компании. Таким образом, выбрасывание даже ненужных оригиналов и копий – неверное действие, подрывающее безопасность структуры. Следует пользоваться шредером. При выполнении обязательного правила относительно уничтожения документов риск попадания конфиденциальных сведений к злоумышленникам сводится к минимуму.

лампа

При выборе конкретной модели уничтожителя бумаги в обязательном порядке следует обращать внимание на его модель и функционал. К примеру, далеко не все из них могут что-либо измельчать отличное от стандартной офисной бумаги. Большинство моделей не предназначены для работы с заламинированными листами, пластиковые обложки и копии, содержащие так называемые металлические голограммы. Что касается компакт-дисков и банковских карт, подобную возможность следует изучить в документации аппарата самостоятельно либо обратиться к консультанту магазина. Из ключевых параметров рекомендуем обратить внимание на ширину входного паза. В основном она заточена для работы с документами формата A4 либо A3. Второй вариант более универсальный и практичный. Помещенный боком лист формата A4 измельчается в два раза быстрее.

Советы по выбору подходящего шредера

Нижеследующая информация позволит Вам остановить выбор на модели, которая подойдет под персональные нужды. Рекомендация основана на нескольких самых важных параметрах, заслуживающих внимания. Первый из них – степень секретности. 

Степень секретности. Данная характеристика по праву считается одной из ключевых. Большинство производителей пользуются семибалльной системой. Уровень секретности напрямую зависит от того, на какое количество кусочков и какого размера аппарат способен измельчить документ.  Далее следует таблица, более подробно раскрывающая суть классификации:

Степень секретности Прочие параметры (площадь фрагмента, ширина) Примеры использования
P-1 до 2 000 мм2, при максимальной ширине полосы 12 мм Документы общего характера
P-2 до 800 мм2, при максимальной ширине полосы 6 мм Документы, находящиеся во внутренней системе компании (бланки, отчеты, инструкции, коммуникация)
P-3 до 320 мм2, при максимальной ширине полосы 2 мм Документы, содержащие конфиденциальные сведения
P-4 до 160 мм2, при ширине фрагмента 6 мм Документы, содержащие личные данные сотрудников или коммерческую тайну (налоговые декларации, прочая бухгалтерская информация, зарплатная ведомость, прочие сведения)
P-5 до 30 мм2, при ширине фрагмента 2 мм Особо важные документы компании, на которые наложен гриф секретности (планы развития, стратегия взаимодействия с партнерами, прочее)
P-6 до 10 мм2, при ширине фрагмента 1 мм Документы секретного типа (в государственных организациях и частных компаниях)
P-7 до 5 мм2, при ширине фрагмента 1 мм Крайне важные и особо секретные документы

 

В каком месте лучше установить шредер? После приобретения уничтожителя бумаги возникнет необходимость его установке. Определить подходящее место следует с учетом особенностей размещения сотрудников. Рабочие места должны находиться на определенном отдалении от довольно шумной установки. Этот параметр указан в технических характеристиках шредера. Те из них, уровень шума которых составляет менее 60 дБ, могут находиться в углах помещения. Человек, находящийся рядом с ними, сможет слышать коллегу либо разговаривать по телефону. При превышении указанного параметра разговаривать либо работать вблизи уничтожителя непроблематично. Поэтому шумные аппараты рекомендуется устанавливать в коридорах или технических помещениях. В таком случае следует позаботиться о том, чтобы устройство имело специальную блокировку. С ее помощью можно установить пин-код, который предотвратит вмешательство в работу аппарата до полного уничтожения загруженных документов. Причем даже отсутствие питания (когда кабель выдергивается из сети) не влияет на степень защиты.

Внешний вид и дополнительный функционал. Для того чтобы шредер хорошо сочетался с окружающей обстановкой, важно обратить внимание на его дизайн. Чем более привлекателен аппарат, тем чаще им будут пользоваться сотрудники, не забывая избавляться от ненужных документов именно таким способом. Из дополнительных функций стоит выделить следующие:

  • тип корзины для мусора – может быть различного размера, выдвижной тип более удобен для уборки измельченных элементов;
  • наличие колесиков – позволяют с легкостью перемещать аппарат по офису или дому с одного места на другое;
  • смотровое окошко – через него можно следить за уровнем заполняемости корзины;
  • индикаторы – лампочки позволяют определить корректность режима работы шредера.

Правильно подобранный уничтожитель бумаги позволит повысить уровень защиты информации об организации и ее сотрудниках, а также оптимизирует работу по хранению и систематизации действительно важных документов, позволив быстро и нехлопотно избавиться от ненужных. При обращении с установкой важно соблюдать элементарные правила техники безопасности. Подробные сведения изложены в инструкции шредера.

Источник предоставленной информации: ООО «СмартОфисСервис».

*на правах рекламы

Оставить комментарий (0)

Также вам может быть интересно