Проще простого, или Как оформить статистическую декларацию за чашкой кофе

Рано или поздно большинство из нас приходит к осознанию того, что хочется развиваться и двигаться вперёд, а не топтаться годами на одном месте. Кто-то меняет место жительства, кто-то - семейный статус. А я решила этот вопрос несколько иным способом: организовала своё маленькое, но очень гордое дело.

Так сложилось, что в жизни стихийно образовался небольшой бизнес по продаже женских штучек – инструментов и аксессуаров для маникюра. Завертелось, закрутилось и понеслось. Найти проверенного поставщика, заказать продукцию, организовать рынок сбыта и точку продаж… Всего за пару месяцев из абсолютного новичка я превратилась в акулу бизнеса, правда в масштабах одного небольшого города. 

Казалось, что всё самое страшное позади. Однако после отгрузки первой долгожданной поставки товара меня ждал ещё один подводный камень – оформление статистической декларации и отчётность перед государством. Ну всё, приехали. Это значит, что мне предстояло завести отдельную статью расходов на специально обученного человека, разобраться в тонкостях и нюансах… Нет, на самом деле всё оказалось предельно просто. Уверена, знатоки известного интеллектуального шоу растерялись бы. А я – нет, поэтому с лёгкостью отвечу на ворох возникающих вопросов «Что? Где? Когда?». Благо опыта накоплено немало, и я готова им поделиться.

Начну с основ. Что же представляет собой статистическая декларация и зачем она нужна? Статистическая декларация – это электронный документ установленного образца, который оформляется экспортером (или импортером), для целей статистического учета экспорта (импорта) товаров, которые в соответствии с законодательством не нуждаются в процедуре таможенного оформления. В моём случае контрагентами выступают поставщик инструмента из России и я – покупатель этого инструмента на территории Беларуси.

А теперь важный вопрос: как понять, что без оформления статистической декларации не обойтись? Если ваш маленький (или не очень), но гордый бизнес осуществляет отгрузку товаров на сумму более 3000 евро по внешнеторговому договору, но при этом таможенное оформление этих товаров не осуществляется, то в таком случае вам нужно будет подать статистическую декларацию. Вот доступное объяснение на примере моего бизнеса: от одного российского поставщика 3 раза в месяц я поставляю в Беларусь маникюрные щипцы, ножницы, фрезы и прочий инструмент. На весь этот товар мне нужно оформить всего 1 статистическую декларацию.  В скором времени планирую подключить еще одного поставщика, чтобы расширить ассортимент. Вот на новый товар будет оформляться уже другая статдекларация.

Пока разбирались что такое статистическая декларация, пришло время её непосредственного оформления. Какие инструментарий и документация необходимы для начала работы со статистической декларацией?
Вот примерный список документов, который находится у меня на руках, когда приходит время оформления:

• Внешнеторговый договор;
• Приложения и спецификации по данному договору (при наличии таковых);
• Номер регистрации договора (при сумме договора больше 3 000 евро);
• Счет-фактура/проформа;
• Транспортные документы (ТТН, ЦМР, накладные по другим видам транспорта);
• Документ, содержащий информацию о весах брутто и нетто.

Это более-менее типовой набор документов, и меняться он будет в зависимости от типа, количества и качества товаров, которые вы отгружаете, покупаете, экспортируете или импортируете.
Если же язык законодательства вам ближе и доступнее, то основательно ознакомьтесь со следующими нормативными актами Республики Беларусь:
1. Указ президента РБ от 27.03.2008 г. №178 «О порядке проведения и контроля внешнеторговых операций»
2. Постановление Совета Министров РБ от 14.09.2020 г. №533 «О статистическом декларировании товаров».

Информация получена и изучена? Ставьте напоминания в календари: статистическая декларация представляется с 1-го по 10-е число месяца, следующего за отчетным. Проспите дату подачи или вообще про нее забудете – готовьтесь к административной ответственности. За непредставление в установленный срок статистической декларации или вообще её отсутствие предусмотрен штраф в размере от 2 до 10 базовых величин (ст. 11.44 КоАП РБ). Тут уж не до шуток.

А вот про инструменты, необходимые для оформления статистической декларации, нужно рассказать отдельно. Первая и очень важная вещь – электронная цифровая подпись. Для того чтобы работать с Единым Порталом Электронных Услуг, который используется для подачи статистических деклараций, требуется наличие устройства (USB-флешки или специальной сим-карты), содержащего в себе с цифровую подпись, а также действительный сертификат к ней. Это и есть ключ.

В зависимости от статуса и потребностей обладатель электронной цифровой подписи может подавать налоговые декларации, платить налоги и получать информацию обо всех заложенностях и переплатах, отправлять отчеты в ФСЗН, Белгосстрах, Белстат и другие госорганы, работать с электронными счет-фактурами и, конечно же, подавать статистические декларации.  
Как получить ключ? Через Национальный Центр Электронных услуг оплачиваем счет-фактуру за услугу регистрации с выпуском сертификата (с выдачей или без выдачи носителя ключевой информации) и там же оформляем получение сертификата со всем пакетом необходимых документов.

Вместе с сертификатом вы также получите карточку открытого ключа - ее нужно заверить подписью директора или другого уполномоченного лица. С этой карточкой и подготовленным ранее набором документов следует обратиться в таможенный орган, к которому вы относитесь для регистрации вашего ключа с сертификатом. Кроме того, необходимо заключить договор с Национальным Центром Электронных Услуг, чтобы ключ мог использоваться для подачи статистической декларации.

Второй необходимый инструмент, который заметно облегчил мою жизнь, сэкономил определенное количество денег и сохранил нервные клетки, – Система TWS.

 Что это за система и почему я рекомендую углубиться в её изучение – подробно расскажу далее. А пока вкратце опишу, с какими трудностями столкнулась до того, как в поле зрения попала Система TWS.

Прочитав огромное количество нормативных актов, умных статей и стендов «в помощь декларантам», пришла к выводу, что в одиночку с этой проблемой точно не справлюсь. Язык законов и без того не самый понятный для неподкованного человека. У меня же нет ни специального образования, ни навыков, ни опыта, чтобы самостоятельно и без ошибок внести все данные, собрав перед этим ворох документов, и отправить в нужное место.

Решила обратиться за помощью к специалистам, благо просторы интернета пестрят объявлениями о быстрых и дешевых услугах по таможенному оформлению и консультированию. И если скорость оформления в этих агентствах действительно впечатляла, то вот насчет дешевизны пришлось сильно усомниться. Средняя цена на 1 декларацию составила около 20 рублей. А если в месяц оформить нужно 10, 20, 50? А вдруг какие-то правки внести или новый поставщик появится? На каждое действие – дополнительные траты согласно прейскуранту.  Для начинающего бизнесмена, не имеющего возможности завести штатного декларанта, это приличная статья расходов.

Поэтому поиски незамедлительно продолжились. И вот поисковая выдача привела меня к Системе TWS, упомянутой выше. Досконально изучив сайт, почитав форумы и отзывы, поняла, что это решение моих проблем.  А после информативного звонка в техподдержку и вовсе отбросила все сомнения. Благодаря программному обеспечению Системы TWS, процесс набора и подачи статистической декларации значительно упрощается и становится доступным более широкому кругу лиц. С процессом оформления и последующей подачи легко справлялась не только я, но и муж, который в добровольно-принудительном порядке периодически усаживается за оформление статистической декларации, пока я занимаюсь другими важными делами.

К слову, если ваша компания состоит не из узкого семейного круга лиц, а имеет внушительный штат с настоящим директором, бухгалтерами и менеджерами, то пользоваться этой программой смогут как продвинутые таможенные агенты, так и новички в этом деле из любого отдела вашей фирмы.  Не важно, будет ли в вашей статистической декларации одна товарная позиция либо тысячи - стоимость набора одной декларации будет равна чашке обеденного кофе, а в некоторых случаях - вообще нулю. Отдельный и очень жирный плюс: Система TWS доступна 24 часа в сутки с любого устройства, имеющего выход в Интернет. Всё, что нужно для работы, – ноутбук или стационарный компьютер, любой браузер и 15-20 минут свободного времени. Для начала использования Системы TWS не требуется установки никакого дополнительного программного обеспечения и специального образования, достаточно лишь зарегистрироваться на сайте www.tws.by. И всё, можно работать.

Я разобралась с первым оформлением декларации на сайте за полчаса. Посмотрела обучающее видео, оформила два запроса в техническую поддержку из-за тех мест, где совсем туго понимала, что нужно сделать (благо местные операторы всегда на месте), и совершила всего одну ошибку. Но и тут на помощь пришла встроенная кнопка проверки на человеческий фактор. После этого мои страхи насчет оформления статистической декларации улетучились, а в воображаемый список побед и освоенных профессий добавился еще один пункт - «статистический декларант».

Как выглядит процесс оформления статистической декларации?  Предельно просто. Регистрируемся на сайте tws.by и получаем доступ к виртуальному офису. К слову, в вашем виртуальном офисе вы можете быть не единственным сотрудником. Есть прекрасная возможность зарегистрировать несколько пользователей. Это будет удобно, если штат сотрудников вашей компании достаточно большой и процессом подачи статдеклараций будут заниматься разные люди. Например, бухгалтер оформляет, а директор подписывает электронным ключом.  
 

Затем в меню «Разделы» выбираем пункт «Декларации» и создаем новую декларацию. Вносим все необходимые данные, которые в последующем по большей части будут заполняться автоматически. Удобно, не так ли? Не нужно каждый раз заполнять вручную одни и те же поля, скорее всего, делать опечатки и страдать, страдать, страдать. Со всем справится Система TWS. Да и все неточности и ошибки, программа подсветит и укажет на какой раздел декларации стоит глянуть пристальнее. Кстати, очень часто ошибки могут попадаться в разделе с указанием товарной позиции и её кода из справочника ТНВЭД. Код ТНВЭД обычно указан в товаросопроводительных документах от отправителя.

Но бывают случаи, когда вносить его приходится вручную. Тогда на помощь приходит актуальный справочник кодов ТНВЭД, который всегда под рукой в виртуальном офисе.  Оформленную и проверенную на ошибки декларацию выгружаем в формате XML для дальнейшей подачи в «Единый портал электронных услуг», предварительно подписав её электронным ключом с актуальным сертификатом.

Возникает резонный вопрос: сколько стоит это удовольствие, ведь бесплатный сыр бывает только в мышеловке? Всё зависит от размера вашего бизнеса и его товарооборота. Для начинающих вроде меня – бесплатно. Поначалу я заполняла всего одну-две статдекларации и пользовалась услугой виртуального офиса безвозмездно. Однако позже, с нарастанием бизнес-аппетита, пришлось оформить платный пакет услуг, который в итоге всё равно оказался дешевле, чем потенциальная статья расходов на наёмного специалиста по оформлению деклараций.
А если объёмы вашего товарооборота настолько масштабные, что для заполнения деклараций потребовался бы 25-й час в сутках, вам прямая дорога к автоматизированной Системе TWS. 

Кстати, по моему совету давняя знакомая – владелица крупной сети магазинов зоотоваров – тоже оформила доступ к Системе TWS. Конечно же, масштабы её товарооборота сильно отличаются от моих. Однако ей даже проще управлять Системой TWS, чем мне. Всё потому, что дополнительные функции системы позволяют создавать статистические декларации без её личного участия. Конечно, за всё приходится платить, но, поверьте, всё равно выходит дешевле, чем при работе с таможенным агентом. Да ещё и быстрее.  Всё, что остается делать сотруднику, отвечающему за оформление и подачу статистических деклараций в таких крупных фирмах, – проверить и подать полученный документ.

Уверена, мне удалось показать вам, что оформление статистических деклараций с Системой TWS - достаточно легкий процесс, пусть и содержит в себе определенные нюансы.  Разобраться с ним под силу абсолютно любому человеку, не имеющему специального образования и не погруженному в сферу декларирования.  А это пусть и маленькая, но яркая победа над каждодневной рутиной в нелегком деле ведения бизнеса. 

*на правах рекламы.